Архивариус

Склад архивной компании «Делис А» в подмосковном Подольске похож на идеальный лабиринт. На стеллажах — несколько тысяч совершенно одинаковых картонных коробок. Ни на одной коробке нет надписей или номеров — только маленькая наклейка со штрихкодом. Что внутри? Бухгалтерская и деловая документация сотен российских компаний. Почему они хранят бумаги именно здесь? Во-первых, потому, что в офисе иногда просто нет места для архива, накопившегося за несколько лет работы. А во-вторых, если в саму компанию могут нагрянуть проверяющие органы и произвести выемку документов, то проделать подобную операцию на таком складе, как в Подольске, не так-то просто. Коробки одной фирмы здесь никогда не стоят рядом, их распределяют по полкам в произвольном порядке; информация о том, где лежит тот или иной документ, хранится не в Подольске, а в московском офисе компании «Делис А»; данные из Москвы на склад передаются в шифрованном виде.

Подольский склад документов — далеко не единственный, как и «Делис А» — лишь одна из нескольких компаний, оказывающих услуги по хранению документов. У «Делис А» разве что самый большой выбор дополнительных услуг.

Основатель фирмы Денис Авдюшин познакомился с архивным делом в конце 1990-х. Закончив техникум, он устроился на работу в компанию, занимавшуюся переплетом и попутно архивным делом. В 2000 году 20-летний менеджер понял, что полноценный архив может стать делом более прибыльным, чем обычная переплетная мастерская, и отправился в свободное плавание, прихватив с собой двух клиентов. Вложений почти не потребовалось: офис разместился в квартире Авдюшина, вместе с двумя сотрудниками он сам выезжал на заказы, сам нумеровал страницы, переплетал дела и вывозил макулатуру на базу вторсырья.

В 2000-м российские компании еще редко обращались к архивным фирмам. К их услугам прибегали в основном привыкшие к такой услуге иностранцы. В обороте московского офиса британской компании OSG Records Management на местных клиентов тогда приходилось лишь 5% (сейчас половина).

Чтобы закрепиться на рынке, Авдюшин изучил, чего не делают конкуренты. Так, он первым включил в перечень стандартных услуг подготовку архива к транспортировке из одного офиса в другой. Услуга пользовалась спросом — организации проще доверить бумаги профессиональным архивистам, чем разыскивать в новом офисе документы в коробках. Еще одна особенность «Делис А» — специализация на хранении и обслуживании кадровой документации. Компания берет на себя функцию выдачи справок — о стаже работы и т. д., освобождая от этой нагрузки кадровиков компании (стоимость обслуживания входит в стоимость хранения, в среднем архивисты за день выдают по 20 справок). К тому же Авдюшин делает упор на безопасность хранения у него документов. «Актуально при частых внезапных налоговых и иных проверках с выемкой документов», — подчеркивается на сайте его компании. Создатель «Делис А», например, всегда готов сам подъехать и объяснить представителям контролирующих органов, на основании каких нормативных актов производил операции с документами.

Конечно, защита документов — не единственное и не главное занятие 250 сотрудников Авдюшина. «Мы реализуем любые абсурдные на первый взгляд пожелания заказчиков», — рассказывает предприниматель. Однажды в срочном порядке готовили крупную фирму к налоговой проверке: из горы бумаг за три дня архивисты «Делис А» составили 600 аккуратных папок с делами. В другой раз за ночь перевезли 15 тонн документов из офиса клиента в свое хранилище: заказчик просил управиться до рассвета. Недавно компания за четыре дня уничтожила по просьбе клиента 24 тонны документов. Громадный промышленный шредер, способный в мгновение ока «прожевать» 500 листов бумаги вместе с папками и скрепками, работал круглосуточно.

Чтобы иметь возможность уничтожить большое количество документов, «Делис А» еще несколько лет назад обзавелась промышленным шредером (устройство стоило более $20‑000). Выделившаяся из «Делис А» фирма Shred-Now берется также уничтожить обрезки пластиковых карт и компакт-диски. Ее услугами, по словам Авдюшина, часто пользуются и другие архивные компании, не имеющие собственного шредера. А в конце 2004 года фирма переоборудовала под хранилище («Делис Архив») склад на территории завода швейных машин «Зингер» в Подольске — тот самый, о котором шла речь выше. По данным участников рынка, организация такого хранилища составляет $100‑000–200‑000, из которых примерно половина приходится на системы безопасности и пожаротушения.

Тем временем спрос на внеофисное хранение документов рос: крупнейшая на этом рынке компания OSG Records Management скоро откроет в подмосковных Химках уже четвертое свое хранилище. По оценкам генерального директора московского офиса OSG Виталия Конюхова, 3–4 года назад хранением документов в Москве занимались четыре фирмы, а за последние два года появилось пять-шесть новых. Как компании продвигают свои услуги? Они доказывают клиентам, что держать массивные архивы за городом выгоднее даже в финансовом смысле. По оценке гендиректора компании «Эспро-Архив» Дмитрия Мазура, документооборот средней компании увеличивается в среднем на 20% в год. На руку архивистам и рост арендных ставок в Москве на 10–15% ежегодно. По расчетам Мазура, при стоимости аренды офиса от $220 за квадратный метр в год документацию дешевле хранить у архивных компаний.

Стоимость хранения короба — 24 рубля в месяц. Нетрудно посчитать, что склад приносит Авдюшину всего около $9000 в месяц. Основные деньги архивные компании зарабатывают не на содержании архива, а на доступе к нему. Доставка короба со склада в офис — 260 рублей, срочная — дороже. Выдача справок и переплет дел — отдельные деньги. Уничтожение — тоже. Авдюшин не раскрывает финансовых показателей всего своего бизнеса, но, по данным официальной отчетности компании «Делис А» за 2004 год, на обработке архивов она получила $277 000.

«Мы рассматривали несколько предложений, «Делис А» выбрали из-за полного набора услуг, — говорит Елена Рютова, главный бухгалтер компании «Кнауф Гипс», входящей в группу Knauf. — Мы выдали им документы в папках, а на выходе получили стеллажи, где все упорядочено. Я даже не могу предположить, сколько времени ушло бы на систематизацию архива у моих специалистов». Всего у «Делис А» около 700 клиентов.

Что дальше? Авдюшин расширяет склад в Подольске и разрабатывает программу франчайзинга — хочет подключить к своему делу независимые компании из других регионов. Логика понятна: арендные ставки вдалеке от Москвы растут не так быстро, как в столице, а вот налоговые и прочие проверки там тоже не редкость.

Только цифры

• $800 — средняя зарплата архивиста в Москве. С 1998 года ставки выросли в три с лишним раза, специалисты в дефиците.

• 200 коробов документов накапливает в среднем московская компания за год.

• $0,5–1,5 в месяц — обычные расценки архивных компаний за хранение одного короба.

• 20 — минимальное число документов, которые заполняются бухгалтерией и службой персонала ежегодно на одного сотрудника

Источник: Эспро-Архив, OSG Records Management, Делис А