Школа выживания: как руководителю спасти сотрудников от выгорания

Фото Getty Images
Фото Getty Images
Пошаговая инструкция: как предотвратить выгорание у сотрудников и что делать, если профилактика опоздала, — от основательницы консалтинговой компании TYPICAL Валерии Розовой

Практика европейских компаний по борьбе с выгоранием настроена как часы, потому что само законодательство не дает работодателям эксплуатировать тревожных и уставших. При возникновении малейших признаков человека отправляют в длительный оплачиваемый отпуск, помогают подобрать психотерапевта и дарят абонемент в фитнес-клуб или бассейн. В России работы по осознанию проблемы выгорания проделано гораздо меньше. Тем не менее привычка перегружать себя задачами и брать больше ответственности, чем мы готовы нести в моменте, у нас развита точно так же. 

Кто в зоне риска

Чаще всего выгорают консультанты, фрилансеры, сотрудники агентств и студий — все, кто работает проектно. Про уровень burn out в консалтинговых компаниях разве что легенды не слагают. Такие организации находятся в постоянном поиске способов уберечь команду. Дело в том, что у сотрудников с проектной спецификой работы нет возможности проникнуться продуктом и чувствовать свою принадлежность к его судьбе. Помимо этого, люди в студиях и фрилансеры нередко делают несколько проектов одновременно — это создает ощущение «я ничего не успеваю». Дополнительным фактором становится то, что в консалтинге и аутсорсе другая сторона рабочих отношений часто не хочет в них вкладываться — подразумевается, что у клиента есть задача, которую подрядчик после небольших вводных должен блистательно решить в ограниченный срок. Такие краткосрочные отношения с постоянной сменой действующих лиц только отнимают ресурс. 

Как предотвратить появление синдрома

Выделять больше времени на глобальное планирование. В таком формате цели граничат с мечтами: каких показателей я хочу достичь? кто мне нужен в команду? какие проекты важно реализовать? Основатель или CEO составляет такой план на всю компанию, а после предлагает руководителям направлений подумать, как его декомпозировать. То, что получилось, вдохновит команду и покажет, куда компания сообща может дойти.

В менторстве, фидбэке и планировании акцент стоит делать на фокусировке и расстановке приоритетов. Без единого продукта и четких целей по нему на квартал или год человеку тяжело фокусироваться. Ему нужна постоянная помощь и поддержка в расстановке приоритетов — определить, что делать в первую очередь (не больше 2-3 задач в неделю). 

Инвестировать в создание чувства общности. Единые для всех грейды, большое количество собраний и мероприятий, совместные брейнстормы и встречи для обмена экспертизой, командные проекты, мерч — надо использовать все, что создаст у сотрудников ощущение принадлежности. 

Уделять внимание специфике клиентской работы. Часто выгорание происходит именно из-за давления, которое оказывают заказчики на ваших сотрудников. Подгонять и ругаться, что человек не научился работать с клиентами, — это как забивать гвоздь в гроб его мотивации. Лучше делиться своими практиками, рассказывать, как вы смотрите на продажи и аккаунтинг. Причем стоит не только общаться тогда, когда проблема разрослась и пришло время тушить пожар, но также работать в формате профилактики и рассказывать заранее о том, что менеджмент клиентов — ценный навык, который учит логике, стратегии, коммуникации. Разработайте собственный кодекс работы с клиентами и регулярно обновляйте его свежими кейсами.

Обычно беда в клиентской работе возникает именно в функции продаж: может быть, сотруднику неловко предлагать продукт, потому что он не видит в нем ценности, или у него есть внутренние блоки, которые заставляют откладывать очередную встречу с клиентом на конец недели. Дополнительные знания должны помочь человеку понять, что он не просто исполнитель, а лицо продукта. С этой целью предоставьте команде библиотеку книг и выступлений, связанных с навыком коммуникации и американскими или европейскими sales-практиками. Например: Роберт Чалдини «Психология влияния», Орен Клафф «Идеальный питч», Крис Восс «Никаких компромиссов», Сунь-Цзы «Искусство войны», Чет Холмс «Совершенная машина продаж».  

Если вы хотите взять отдельного человека, который будет заниматься профилактикой выгорания у сотрудников, или доверить это HR, — убедитесь, что у него есть схожий опыт и что он думает в правильном направлении. Для этого сформулируйте конкретный кейс: «В компании есть проблема — люди часто выгорают. Давайте поговорим про 5-7 практик, которые помогут предотвратить это». Если человек начнет предлагать чаще отправлять сотрудников в отпуск или платить больше денег за переработки, то это не подходит. Правильный ответ должен обязательно в разных вариантах включать развитие корпоративной культуры. 

Причем инициативы нужны не номинальные, а с учетом специфики компании. Для, условно говоря, студии Pinkman, где сидят молодые дизайнеры, увлекающиеся гонками, и для рекрутингового агентства, где дресс-код сформирован по принципу «белый верх-черный низ», практики будут разные. Скажем, в большом консалтинге, например McKinsey, раз в год проводят values day, когда все собираются и обсуждают ценности компании, а в компании-разработчике Redmadrobot сотрудники вместе смотрят фильмы про дизайн, а по пятницам за завтраком обсуждают хобби — это объединяет отделы и упрощает коммуникацию. Когда человек приходит туда работать, ему выдают ироничную футболку с серийным номером, которая подтверждает, что он теперь часть команды.

Как понять, что сотрудник близок к выгоранию

Определить сотрудника «на грани» можно по ряду признаков:

Сорванные дедлайны. Незакрытая задача может сигнализировать: человек прокрастинирует, у него есть ощущение неудовлетворенности, его что-то гложет, ему скучно. По каким-то причинам он не может с ней разобраться, и так будет происходить из спринта в спринт.

Отсутствие инициативы и желания брать в работу что-то новое, снижение рабочей активности. Например, если обычно сотрудник быстро реагирует на входящие предложения с идеями, а теперь оставляет их без ответа или обещает подумать на выходных — это может быть сигналом, что с ним что-то не так.

Частые запросы на отгулы. Если дело в единичном сложном проекте, то дополнительный выходной поможет сотруднику переключиться и обратно влиться в рабочий ритм. Если же просьбы об отгулах повторяются из раза в раз, значит человек неправильно распределяет силы, расставляет приоритеты, и работать надо именно с этим. 

Есть «серые» способы контроля за выгоранием, которые иногда используют в корпорациях. Например, работодатель может отслеживать, сколько имейлов отправил сотрудник. Условно, если обычно это 50 писем в неделю, а вот уже две недели подряд — 20, то стоит задуматься: возможно, у человека возникли сложности и ему нужна помощь. 

Как справиться с выгоранием и укрепить иммунитет: 10 советов для ковидной зимы

Как помочь сотрудникам справиться с напряжением

Есть набор типичных ошибок мышления, с которыми из раза в раз могут сталкиваться члены команды. 

«Чтение мыслей». Сотрудник думает: «Мой начальник точно мной недоволен». И вместо того, чтобы работать в полную силу, пытается угодить руководству. Если вы заметили такой паттерн, проведите встречу один на один. Дайте понять, что сотрудник всегда может задать вам прямой вопрос в формате: «Мне кажется, вы думаете так. Это правда или нет?»

Катастрофизация. Из всех вариантов развития событий сотрудник выбирает худший. Например: «Клиент сказал, что недоволен работой. Это значит, он не заплатит деньги, я подведу компанию, меня уволят». Здесь уместно провести с сотрудником «домашнюю» работу по менеджменту рисков: раз клиент недоволен, как нам сделать, чтобы больше такого не произошло? Если сотрудник допустил критическую неудачу в проекте, то важно помочь ему понять, что она не эквивалентна провалу всего проекта и не характеризует его как человека. 

Ярлыки. «Я ошибся в подсчетах, я не умею считать, я не математик, я не буду брать такие задачи». Очевидно, что одна ошибка в расчетах — не повод навешивать на себя ярлык. Важно помочь сотруднику понять, по какой причине произошел просчет: из-за невнимательности (тогда сложные задачи стоит выполнять, когда есть силы) или из-за того, что страдает матчасть (тогда ее стоит подтянуть).

Игнорирование положительного. «Все, что хорошо, — банально. Мы заработали миллион, а могли — 120 миллионов». Здесь важно отметить, что миллион — это уже результат, означающий, что у бизнеса есть спрос. 

Не жалейте выделить 30% времени на фидбэк сотрудникам. Только не выстраивайте сложную схему обмена обратной связью, чтобы сил точно хватило на всех. 

Смещение границ: как не потерять баланс между работой и личными делами в «домашнем офисе»

Кроме того, полезно иметь наготове список специалистов, которые смогут эффективно помочь выгоревшим сотрудникам. Психотерапевты, неврологи, психиатры — все они должны быть надежными, проверенными людьми, а их контакты — лежать у вас под рукой. Направить сотрудника к хорошему врачу, чтобы предотвратить проблемы, — это нормально. 

Говорить с человеком о выгорании нужно и в том случае, если он проявляет к нему склонность, например часто перерабатывает. Лучше построить беседу с опорой на свой опыт: поделитесь, как вы справляетесь с похожими рабочими ситуациями и какие практики против выгорания вам помогают. Апеллируйте к ценности: «Ты для нас важен, потому что...» и перечислите то, что у сотрудника получается, какие перспективы совместной работы вы видите. Это помогает создать доверие. 

Если вы работаете в студии или консалтинге, то имеет смысл один раз собрать руководителей и вместе выстроить процесс: как вычислять признаки выгорания у команды и что предпринимать в моменты, когда профилактика опоздала.