Каждый день обычного офисного сотрудника тысячу раз отвлекают сообщения интернет-мессенджеров, sms, электронная почта и телефонные звонки. Многие жалуются, что технологии понижают эффективность труда, отнимая время.
Однако при правильном выборе технологии могут стать вашим лучшим другом. Но не забывайте о рисках. «Например, выбирая веб-приложения для своей работы, ищите такие, которые вряд ли закроются, — предупреждает Стив Рубел, старший вице-президент Edelman Digital. — Обратите внимание, есть ли у их разработчика прибыль, как часто выпускаются обновления и нет ли нареканий к конфиденциальности доверяемой сервису информации».
Кроме того, даже повышающие эффективность продукты могут сожрать все ваше время — если вы, конечно, не будете соблюдать меры безопасности: фокусироваться на решении одной важной задачи за раз, а не копаться в приложениях в течение дня.
Итак, вот несколько способов увеличить продуктивность за счет интернет-сервисов, некоторые из которых доступны бесплатно.
Видеозвонки: экономьте время своих сотрудников
Для компании с несколькими офисами собирать сотрудников в одном месте дорого и долго, а телефон не дает эффекта присутствия и возможности проиллюстрировать свои слова. Онлайн-сервисы вроде Skype — бесплатного и доступного на 28 языках — позволяют установить видеоконтакт с кем угодно в любой части света. Все, что вам потребуется, — это недорогие микрофон и веб-камера.
Холли Борнстайн, руководящая маркетингом в компании-производителе экологически безвредных чистящих стредств CleanWell, использует Skype для разработки новых продуктов. «Мы создавали новую линию натуральных гелей для рук и мыла для Bath & Body Works, и я не могла выбраться в наш офис в Сан-Франциско, — рассказывает она. — По скайпу главный дизайнер показывала мне разные варианты бутылок и демонстрировала их сильные и слабые стороны, как они будут выглядеть на магазинной полке, под разными углами и среди других товаров. Мы с ней спокойно обменивались мнениями».
Вебинары: избавьтесь от длительных мероприятий
Вебинар — это лекция через интернет, которая может включать голосование (опрос) и ответы на вопросы слушателей. Так же как и видеозвонки, вебинары экономят время и деньги. Вам больше не нужно тратить два дня, заседая по обе стороны кафедры на обучающей конференции. Это особенно ценно для работающих родителей.
Компании, обычно расходующие десятки тысяч долларов на тренинги с шикарными программами мероприятий, тоже не брезгуют интернет-конференциями. По утверждению Cisco, более двух миллионов человек ежедневно участвуют в вебинарах на сайте WebEx.com. Сервисы вроде WebEx не требуют установки программы-клиента. От вас требуется только запустить браузер и выступать с презентациями, тренингами или лекциями перед далекими слушателями. Или, наоборот, слушать других.
Приложения Google: научитесь ими пользоваться, это бесплатно
По мнению экспертов, офисные приложения Google, такие как Gmail, Google Docs, Google Calendar и Google Sites, — лучшие в своем классе. Эти приложения бесплатны. Их смысл заключается в том, что ваши данные аккуратно архивируются и становятся доступными везде, где есть интернет.
«Gmail мой важнейший рабочий инструмент — с большим отрывом от остальных, — говорит Стив Рубел, старший вице-президент и директор по озарениям в Edelman Digital. — На встроенный мессенджер я получаю уведомления с сервиса Notify.me каждый раз, когда меня упоминают в блогах или ролике на CNN. Кроме этого, Gmail дает пользователям очень много места и прекрасный поиск, поэтому я держу в нем свою личную библиотеку и постоянно пользуюсь им, когда мне нужно сослаться на газетный материал, статистику или исследование».
Социальные сервисы: модернизируйте свои визитницы
О Facebook и LinkedIn слышал каждый, но существуют сайты, которые позволяют действительно не терять из виду людей, с которыми вы пересекались. Благодаря продуктам вроде JibberJobber.com вам больше не придется часами перебирать визитные карточки и записные книжки в поисках телефонного номера или гениальных идей, записанных во время дискуссии с соседним отделом.
«Важно сознательно управлять своими отношениями, — говорит Джейсон Альба, директор JibberJobber. — На наш сайт вы можете быстро и безопасно импортировать контакты из множества сервисов, почтовых ящиков, ранжировать связи, писать примечания, создавать взаимодействия и привязывать их к людям или компаниям».