По данным статистики, в России около трех миллионов человек постоянно совершают деловые поездки. Однако корпоративные дебетовые карты, как наиболее удобный инструмент расчетов во время командировок, пока еще не получили большого распространения среди российских компаний и организаций: необходимые в поездках деньги чаще выдаются под отчет. О том, почему сложилась такая ситуация, и какой банковский продукт сможет ее изменить в ближайшем будущем, рассказывают представители международной платежной системы Visa, АО "Райффайзенбанк" и компании Zelenski Corporate Travel Solutions.
Какова статистика использования дебетовых корпоративных карт в мире?
Селим Эргоз, глава департамента продуктов Visa в России: В мире объем платежей по картам данного типа огромен ( по оценкам экспертов в 2014 году он составил порядка $1.178 триллиона*). И это неудивительно, поскольку продвинутые компании используют их как основной механизм расчетов по командировочным и представительским расходам. В России же корпоративные карты пока распространены не так широко, хотя, как и в мире, на представительские и командировочные расходы тратятся огромные деньги - порядка $20 млрд ежегодно*. Но на данный момент еще не все организации рассматривают новые схемы расчетов по учету командировочных и представительских расходов. Однако основываясь на опыте работы Visa в России, могу сказать, что интерес со стороны клиентов возрос, и многие компании ищут новые способы организации работы, которые позволяют автоматизировать процессы, сэкономить время сотрудников и, как результат, оптимизировать свои расходы.
Какое новое решение либо продукт могли бы изменить эту ситуацию?
Евгений Богачев, руководитель управления по развитию регионального корпоративного бизнеса и корпоративных продуктов Райффайзенбанка: В июне 2015 года наш банк совместно с Visa и Zelenski Travel Corporate Solutions запустил первую кобрендовую дебетовую корпоративную карту Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass. Это абсолютно новый для российского рынка продукт, включающий в себя не только удобство расчетов и ведения отчетности в рамках командировочных и представительских расходов, но и преимущества программы лояльности Zelenski Loyalty Pass. Ранее кобрендовые карты были доступны только частным клиентам, теперь компании также могут бесплатно воспользоваться самыми востребованными в деловых поездках услугами благодаря участию в бонусной программе.
Вадим Зеленский, глава Zelenski Corporate Travel Solutions: В рамках программы лояльности за каждые потраченные 100 рублей со всех корпоративных карт компании в личный кабинет юридического лица начисляется 1 балл**. Накопленные баллы можно обменять на различные услуги ZCTS – к примеру, на оплату проживания в рамках деловой поездки, трансфер и другие услуги. Впрочем, на мой взгляд, наибольшим спросом в рамках бонусной программы будут пользоваться авиабилеты. Особо отмечу, что выгодным отличием нашей программы от «мильных» накоплений различных авиакомпаний в рамках других кобрендовых карт является возможность оплатить баллами перелет любого авиаперевозчика,– клиенту достаточно выбрать лишь дату, направление и рейс.
Хотя наш новый совместный продукт позиционируется как корпоративная карта для оплаты командировочных и представительских расходов (T&E card), ее также можно использовать для оплаты общехозяйственных расходов то есть в качестве purchasing card - баллы будут начисляться в любом случае. А сам процесс накопления можно контролировать в разделе «Личный кабинет» на сайте zelenskiloyalty.ru
Каков механизм использования данной карты с точки зрения клиента?
Евгений Богачев: Корпоративная дебетовая карта Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass выпускается в рублях к отдельному расчетному счету компании и на конкретное физическое лицо - сотрудника организации. К одному счету можно открыть неограниченное количество карт на разных сотрудников компании. По желанию клиента можно лимитировать расходование денежных средств индивидуально по каждой из них. Кроме того, компания может установить общий ежемесячный лимит на снятие наличных со счета по всем картам, и ежедневное ограничение на снятие наличных по каждой карте через банкомат.
Помимо опций, о которых я уже упоминал, картой Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass, как и другими дебетовыми корпоративными картами Райффайзенбанка, можно расплачиваться за товары, приобретенные как в обычных магазинах, так и в интернете, снимать наличные денежные средства в банкоматах и в России, и за рубежом.
Селим Эргоз: Добавлю, что благодаря доступу к сети Visa, держатели карт могут оплачивать покупки в более чем 30 миллионах точек по всему миру, также получать наличные в местной валюте в любой стране мира в более чем 900 000 банкоматов.
Как известно, отчетность по командировочным расходам нередко занимает довольно большое количество времени сотрудников финансового блока компании. Как повлияет на эти процессы использование корпоративной карты?
Селим Эргоз: Не секрет, что бумажное оформление авансовых отчетов и прочей документации, связанной с деловыми поездками, занимает достаточно много времени, что в итоге выражается в финансовых затратах на организацию этого процесса. Visa предлагает высокотехнологичные решения по передаче данных, которое значительно снижает издержки. Упрощенно процесс выглядит так: после совершения транзакций банк с помощью Visa передает информацию о них в компанию. Данные сразу поступают в систему EPR, либо появляются в доступе в специальном приложении на сайте (web-интерфейс Visa IntelliLink Spend Management). Сотрудник составляет отчет, используя уже загруженную информацию о транзакциях, затем согласует его в соответствии с внутренней политикой компании, после чего данные переносятся в бухгалтерскую программу, где делаются необходимые проводки. Формат этих данных совместим со всеми используемыми системами учета финансов и полностью соответствует compliance и другим финансовым политикам компаний. Это не только ускоряет процесс оформления расходов в данном сегменте, но и удешевляет его.
В чем еще возможна оптимизация расходов в рамках использования карты Raiffeisenbank Visa Corporate & Zelenski Loyalty Pass?
Селим Эргоз: Прежде всего – в возможности пресечь нецелевое расходование средств компании в рамках совершения деловых поездок. Согласитесь, информация о транзакции, присланная из банка и подтвержденная соответствующими отчетными документами, объективнее, чем сумма, вписанная от руки в счет такси, или малоинформативный чек при оплате наличными.
К сожалению, в мировой практике немало примеров мошенничества, когда сотрудники пытались «провести» совсем безумные траты как бизнес-расходы и получить за них компенсацию от компании. Широкий резонанс получил случай, когда недобросовестный сотрудник сумел «заработать» более $10 000 за год, задекларировав эту сумму как траты на питание. Как оказалось, он собирал чеки на помойках вокруг самых дорогих ресторанов во время командировок, а сам питался в самых дешевых заведениях, которые только смог найти. Разница составила совсем неплохую прибавку к жалованию***.
Еще один печально известный пример имел место в 2007 году, когда семь сотрудников крупной американской корпорации согласовали свою продолжительную поездку вокруг земного шара для «анализа конкурентной ситуации» в компаниях той же самой индустрии. Первоначально для посещения были выбраны именно деловые центры, но в последнюю минуту они были заменены на Гавайи, Таиланд и тому подобные развлекательные места. Наверное, эта афера и сошла бы им с рук, если бы одна из компаний, в которую они планировали заехать, не начала выяснять почему они не прибыли на запланированную встречу... Общая сумма расходов составила $150 000, все семеро были тут же уволены***.
Эти случаи, конечно, крайность, но мошенничество с декларированием неправомерных и несуществующих расходов происходит практически в каждой компании – в большей или меньшей степени. Те организации, которые по-прежнему выдают сотрудникам наличные, имеют только один источник информации о расходах и страдают от такого мошенничества намного чаще, чем компании, обязывающие использовать корпоративные карты для покрытия деловых расходов и внедрившие современные автоматизированные решения по передаче данных о расходах по карте.
Не стоит забывать о некоторых особенностях российского менталитета. И если на рынке появляются эффективные инструменты контроля и учета трат, а также лимитирования расходов, ими стоит воспользоваться.
* GBTA BTI™ Outlook: Annual Global Report & Forecast Prospects for Global Business Travel 2015-2019, July 2015
**В соответствии с условиями банка
*** Employee X «How to Pad your Expense Report and Get Away with it»
Корпорация «Виза Интернэшнл Сервис Ассосиэйшн» (Visa International Service Association) (США) предоставляет банкам возможность эмитировать платежные карты Visa. Банки-эмитенты вправе устанавливать ограничения по выпуску карт Visa. Обращайтесь в банки за информациях об условиях выпуска и обслуживания платежных карт Visa. Более подробную информацию о бренде Visa можно также получить на www.visa.com.ru.