Зачем компании строят свои цифровые сервисы: три кейса роста и оптимизации

Образовательная платформа для масштабирования онлайн-школы: расширение предметной линейки в три раза

В растущем бизнесе точкой роста является работа с операционными ограничениями. Разрозненные системы и ручные процессы снижают эффективность, задерживают сроки и мешают управлять расширяющимся потоком клиентов. В такой точке находилась онлайн-школа по подготовке к ЕГЭ и ОГЭ СМИТАП — клиент диджитал-агентства Атвинта.

Изначально школа запускалась как образовательный стартап, где был только один курс по истории. Со временем курсы стали набирать популярность — количество учеников росло, и у бизнеса появилось желание расширять предметную линейку и масштабироваться.

Поскольку школа начинала как стартап, для организации образовательного процесса использовались разные инструменты:

• теорию преподавали в конструкторе курсов, где можно было пройти часть тестов;
• домашние задания выполнялись в онлайн-документах;
• переписка с учениками велась в мессенджере одной из соцсетей.

На старте это помогло оптимизировать расходы и быстро запуститься. Однако с растущим потоком управлять процессами в разрозненных сервисах становилось все сложнее.

Процесс обучения был разорван: ученикам приходилось открывать несколько вкладок и самим следить за дедлайнами по домашним заданиям и пробникам. Преподаватели часами проверяли работы — а система могла бы обработать их автоматически. Менеджеры вручную составляли списки учебных групп в таблицах, учитывая разные часовые пояса. Наставники замечали отстающих, только когда те вовсе переставали сдавать задания.

На замену «зоопарку инструментов» мы разработали собственную образовательную платформу школы, которая объединила все нужные функции в одном сервисе.

«Я помню, как сидела в 2 часа ночи и думала: если мы сейчас не создадим единый организм, где все будет в одном месте, мы просто сломаемся. На данный момент платформа СМИТАП — это основа школы и пространство, которое объединяет. Сервис собирает данные, по которым мы видим, как ученики проходят курсы, с какими проблемами они сталкиваются. Благодаря этому мы вносим коррективы в учебный процесс, чтобы достичь лучших результатов», — рассказывает Эля Смит, основатель и преподаватель онлайн-школы СМИТАП.

Внутри системы ученики выполняют домашние задания, смотрят вебинары, изучают конспекты, общаются с кураторами и продлевают подписку на курсы. Больше не нужно переключаться от сервиса к сервису — все собрано в едином интерфейсе.

Кроме базовых процессов мы позаботились о тайм-менеджменте и добавили дашборд с прогрессом по курсам и календарем дедлайнов. А для вовлечения и дополнительной мотивации внедрили геймификацию с достижениями и уровнями.

Так, качественное обучение усилилось удобной платформой, которая в разы улучшила пользовательский опыт. Согласно опросу, 95% учеников оценивают платформу на наивысший балл, а в отзывах выпускники часто отмечают, что СМИТАП — это их лучший опыт онлайн-обучения.

Платформа ускорила и работу сотрудников. Например, появился конструктор курсов, который воспроизводит формат ЕГЭ — с разными типами вопросов, вариативностью баллов и своим механизмом проверки для каждого формата. Теперь команда может быстро собрать курс со всеми вебинарами, темами и заданиями внутри собственного адаптированного конструктора.

Для кураторов добавлена автопроверка тестов, журнал успеваемости и чат по каждому заданию с учеником.

Сервис развивался вместе со школой и стал инструментом для ее масштабирования. После запуска предметная линейка выросла в три раза до 11 дисциплин, включая программирование. Для информатики мы собрали отдельный тренажер, в котором ученики пишут код.

Благодаря платформе бизнес расширяет продуктовую линейку без ограничений. Внутри запущено 250 курсов разного формата — от экспресс-обучений до долгосрочных.

Гибкая архитектура позволяет бесконечно наращивать поток учеников — на сегодняшний день платформа СМИТАП обрабатывает до 15 000 домашних заданий в сутки, ежедневно на нее заходят до 20 000 человек.

Таск-трекер для управления проектами на 30 предприятиях — ноль потерянных задач

Крупный промышленный холдинг, в состав которого входит 30 предприятий, столкнулся с проблемой: каждое из производств вело проекты по-своему — одни в таблицах, другие в планировщиках задач, третьи — в переписках или устных переговорах.

Управление задачами и командами во время внедрения таких проектов оставалось узким местом, где каждый завод устанавливал собственные правила.

Как следствие:

• размывание ответственности;
• пропуск дедлайнов;
• потеря данных и контекста задач;
• слепая зона для руководства — невозможно отследить процесс реализации проектов.

С 2020 года мы развиваем для холдинга экосистему цифровых сервисов. Идеи сотрудников, предложенные внутри нашего сервиса инициатив, принесли компании экономический эффект в 20 млрд рублей. Чтобы объединить сотрудников в одном пространстве, сделать процессы прозрачными и управляемыми, был разработан таск-трекер.

Мы начали с полноценного исследования: сравнили 12 популярных трекеров и провели серию глубинных интервью на предприятиях. Уже на третьем опросе стало очевидно, что у каждого подразделения имеются уникальные процессы и логика согласований. Типовой инструмент предлагает одну структуру для всех, а 30 заводам нужно 30 разных настроек. Благодаря данным мы выделили 50 ключевых функций, которые легли в основу разработки планировщика задач.

Наша команда создала трекер, в котором каждое предприятие настраивает рабочее пространство под себя. Задачи делятся на этапы, подзадачи и вехи — контрольные точки, которые фиксируют ключевые моменты проекта.

На канбан-доске можно перетаскивать карточки и автоматически менять статус задания. Расширенная диаграмма Ганта помогает сотрудникам отслеживать сроки, отклонения и зависимости между задачами. Руководитель сразу понимает, в каком месте риск потянет за собой остальные процессы.

Все участники процесса работают в одном пространстве. Исполнитель видит свои задачи и дедлайны, проектный менеджер отслеживает загрузку команды и отклонения от плана, а руководители холдинга — сводную картину по всем 30 предприятиям.

Трекер стал пятым сервисом в экосистеме, которую мы развиваем для промышленного холдинга. Например, сотрудник подает идею через наш сервис инициатив, она проходит оценку и получает бюджет на реализацию. Затем создается проект с задачами и сроками в нашем трекере. Бесшовный переход между сервисами за счет единой авторизации удобен для сотрудников, работающих с улучшениями на постоянной основе.

Итоги внедрения:

• на 30% снизилось количество сорванных дедлайнов;
• на 50% сократилось время постановки задач;
• на 35% быстрее стали работать руководители проектов в рамках рутинных действий;
• до нуля снизилось количество потерянных задач.

Дашборды для принятия решений в госсекторе: как сделать аналитику наглядной

Аналитический центр при Правительстве РФ отвечает за систему досудебного обжалования — через нее граждане по всей стране оспаривают решения органов власти. Десятки ведомств, тысячи обращений и жесткие сроки рассмотрения. До появления единой системы вся аналитика велась вручную — на бумаге и в таблицах.

Инспектор в регионе знал свою территорию, но чтобы собрать общую картину, требовалось время. К моменту, когда данные были собраны, часть из них уже была устаревшей. Специалисты могли просрочить жалобы просто потому, что слишком поздно заметили проблемную зону.

Чтобы решить эту проблему, мы спроектировали многоуровневую систему дашбордов, в которой каждый госслужащий видит тот объем данных, который нужен для его деятельности. Руководитель федерального уровня оценивает эффективность системы по стране, министр — по ведомству, а инспектор работает с конкретными жалобами в своем регионе.

Систему создавали для работы в двух режимах:

• повседневная аналитика на рабочем столе;
• презентации на большом экране с разрешением 11 200×2 160 пикселей для масштабных отчетов и заседаний.

Ранее аналитические панели в госсистемах были доступны только руководству — для рядовых специалистов в регионах это стало новшеством.

«Мы хотели дать не эфемерную картинку, а именно те цифры, которые пригодятся при решении рутинных задач. Дашборды позволяют госслужащим контролировать работу, не пропускать жалобы и принимать корректные решения на основе данных», — отмечает Константин Цветов, руководитель проектной группы по механизму досудебного обжалования.

Дашборды показывают динамику в режиме реального времени — руководитель оценивает, какие ведомства улучшают показатели, а каким нужна поддержка. Просмотр отчетов занимает не более 10 минут вместо нескольких часов, которые раньше уходили на изучение документации.

Благодаря аналитическим отчетам с наглядными графиками в динамике:

• в моменте подсвечиваются узкие места и проблемные моменты, что позволяет предпринять действия и не допустить критических состояний;
• вместо разрозненных таблиц и отчетов у сотрудников появился единый инструмент для оценки;
• дашборды помогают спланировать работу инспекторов и обратить внимание на срочные вопросы.

Три проекта из разных отраслей объединяет одно: все они начинались с конкретной задачи и росли вместе с бизнесом — шаг за шагом и в течение нескольких лет. В этом главное преимущество собственной разработки: сервис подстраивается под компанию, а каждая следующая версия работает эффективнее предыдущей.

Платформа СМИТАП обрабатывает 15 000 домашних заданий в сутки, повышая лояльность студентов. Трекер промышленного холдинга объединил управление задачами на 30 предприятиях. Дашборды Аналитического центра при Правительстве РФ сократили просмотр отчетов с нескольких часов до 10 минут. На долгосрочной дистанции эффективность собственной разработки становится измеримой — в деньгах, времени и качестве процессов.

Узнайте, как цифровые сервисы могут помочь бизнесу — изучите другие кейсы внедрений или оставьте заявку на консультацию от экспертов из диджитал-агентства Атвинта, которые расскажут, как использовать веб-сервисы для ваших задач.