Как при переходе на удаленку избежать хаоса

Фото Getty Images
Фото Getty Images
Чтобы грамотно перевести сотрудников в формат дистанционной работы, позаботьтесь о процедурах и об инструментах коммуникации.

Эпидемия коронавируса заставила российские компании срочно учиться работать в дистанционном формате. Топ-менеджеры пытаются с помощью мессенджеров заменить привычные совещания, но не всем удается сделать это успешно. Каналы связи сбоят, сотрудники вынуждены одновременно следить за сообщениями в Whatsapp, Telegram, Skype и других мессенджерах. Собственники и топ-менеджеры теряют «картинку» происходящего в бизнесе.

Как избежать хаоса? Вот семь советов. Используйте этот список как чек-лист и проверьте, все ли вы сделали для того, чтобы переход к дистанционному формату прошел гладко.

1.Приведите в порядок документы

Закрепите новые трудовые отношения с работниками документально. Если ваши сотрудники оформлены в штат, у вас есть два варианта: либо подписать дополнительное соглашение к основному договору о переводе на дистанционный формат работы; либо заключить новый трудовой договор, предусматривающий дистанционный формат работы. Это позволит избежать недопонимания и возможных конфликтов. Обязательно зафиксируйте в документе: сотрудник обязан быть на связи и выполнять свою работу в такие-то рабочие часы с использованием таких-то программ.

2. Дайте сотрудникам доступ к IT-ресурсам

Какими программами вы пользуетесь внутри организации? Они доступны онлайн или только со стационарных компьютеров? Если у вас есть ERP-система, в которой сотрудники могут работать онлайн, переход к удаленке будет простым. Если доступа нет, предоставьте его немедленно. Сделайте внутренние ресурсы доступными для ключевых сотрудников. Откройте доступ, даже если руководитель службы безопасности с этим не вполне согласен. Поручите ему найти приемлемое решение совместно с руководителем IT-службы.

3. Будьте пунктуальны

Проведите анализ, как обычно строятся рабочие процессы, какие инструменты доказали эффективность в практике вашей компании. Например, если по понедельникам вы проводили совещание в 10.00, проводите его в это же время с помощью Skype (если число участников до пяти человек) или Zoom (если больше). Не лишайте людей привычных практик, способствующих продуктивной работе!

4. Откажитесь от «зоопарка» мессенджеров

Продумайте, как сотрудники будут общаться между собой и с клиентами. Во многих организациях есть внутрикорпоративные чаты. Сотрудники могут ими пользоваться из дома или надо предложить им бесплатную альтернативу, например, Whatsapp? Могут ли они пользоваться чатами в CRM-системе? Важно, чтобы люди находились в едином информационном поле. Если вы это еще не обеспечили, используйте IP-телефонию в CRM, чтобы входящие звонки переадресовывались на тех сотрудников, которые в данный момент могут ответить, и чтобы звонки можно было впоследствии прослушивать с целью контроля. Это может показаться чем-то сложным, но на самом деле вам не надо ничего придумывать, есть готовые решения.

Откажитесь от лишних каналов связи. Чем больше мессенджеров используется в практике вашей компании – тем хуже. Обилие каналов коммуникации ведет к хаосу. Только сейлз-менеджерам можно общаться сразу во многих мессенджерах, поскольку продавцы должны отвечать клиентам по любым каналам. Остальным сотрудникам компании предложите общаться по конкретным каналам связи.

5. Используйте трекеры для контроля

Как вы контролировали работу сотрудников до перехода на удаленку? Если у вас до этого были формы отчетов, используйте их. Если для контроля исполнения вы проводили совещания, продолжайте делать это удаленно. Постарайтесь перенести ту культуру, которая уже сложилась в вашей компании, в онлайн. Важна четкая постановка задачи и сроки ее выполнения. В этом помогут разнообразные таск-трекеры. Все ваши работники должны фиксировать «фотографию рабочего дня» — отчет, демонстрирующий, сколько времени в течение дня они занимались конкретными задачами. Причем важно, чтобы фиксация происходила в течение дня, а не в конце «на глазок».

6. Позаботьтесь о безопасности

Многие используют бесплатные мессенджеры для рабочих обсуждений, но из соображений безопасности вы можете воспользоваться и другими решениями. Продумайте, как вы будете безопасно обмениваться рабочими документами. Я рекомендую использовать облачные хранилища и настройки разных уровней доступа (только просмотр, просмотр и редактирование, возможность скачивания и др.). Поручите вашему CIO или CTO найти надежное решение.

7. Не звоните другим, когда вам вздумается

Вы должны продумать и предложить сотрудникам определенные правила и регламенты обмена информацией внутри компании и за ее пределами. Подумайте, прежде чем отправить сообщение, в каком часовом поясе находится ваш собеседник, который час в данный момент в его городе? Если ваше сообщение будет слишком длинным или вы вынуждены отправить его в нерабочие часы, возможно, лучше отправить его по e-mail? Если кому-то требуется созвониться с коллегой или клиентом, я рекомендую относиться к этому так же, как к деловой встрече. Если у вас не мегасрочный вопрос или если вам требуется больше пяти минут, согласуйте время звонка заранее. Не надо устраивать звонки, тем более коллективные, без предупреждения. Необъявленные созвоны парализуют работу участников.

Как противостоять кризису, вызванному коронавирусом? Узнайте на курсах Школы миллиардера!