Фокус с принтером. Как сэкономить на офисной печати без потери в качестве

Фокус с принтером. Как сэкономить на офисной печати без потери в качестве

Выход в новую нишу придавал второе дыхание не одному бизнесу с давней историей. Компания ЛЕКОМ создавалась в 1992 году как сервисный центр оргтехники. К началу 2000-х она выросла в группу компаний, объединенных под брендом «Бюро офисных машин». Одним из ключевых ее направлений стала услуга аутсорсинга печати. Игорь Челебаев, коммерческий директор группы, объясняет, чем аутсорсинг печати отличается от лизинга и покопийных контрактов, почему он выгоднее покупки оргтехники, зачем искусственный интеллект внедряется в эту сферу и как принтер HP защищает компьютеры от хакерских атак.

Игорь Челебаев, коммерческий директор ГК «Бюро офисных машин»

Насколько сейчас востребована услуга аутсорсинга управления печатью?

Отвечу так. Рынок оргтехники долгое время развивался консервативным путем — люди покупали принтер и в лучшем случае заключали контракт на сервис. Чем разнообразнее и сложнее становились модели, тем больше сил у отделов IT стало уходить на их обслуживание и замену. Компании стали понимать, что этим процессом также нужно управлять и лучше всего передать на аутсорсинг профессионалам. Теперь эта услуга очень востребована. У «Бюро офисных машин» загрузка в новых проектах такая, что мы ведем постоянный набор специалистов, способных не только участвовать в разработке оптимальных решений по бизнес-задачам клиентов, но и осуществлять их, а добившись результата, выходить на новые задачи, находить пути их реализации.

Получается, аутсорсинг печати — недешевое удовольствие?

Это миф, возникший потому, что многие компании захотели перейти на аутсорсинг, но не смогли правильно подсчитать его стоимость. Как правило, они смотрят на цену одного отпечатка, основываясь на стоимости картриджа и забывая про дополнительные расходы: покупку оборудования, запчастей и бумаги, сервис, а также потери, связанные с перепечаткой копий плохого качества, замятием бумаги и поломками, вызванными ее неграмотным удалением. Мало кто уделяет внимание тому, что именно печатается, насколько эти отпечатки действительно нужны бизнесу. Сколько на всё ушло времени сотрудников. Когда все эти аспекты складываются, становится понятно, что аутсорсинг приносит больше выгоды. Пример: компания проводит закупки на торгах по самой низкой цене, уверена, что расходы минимальны, но выясняется, что основные МФУ почти не загружены, так как часто ломаются, и пользователи печатают на дорогих в эксплуатации принтерах. Хотя расходы можно уменьшить вдвое, а качество улучшить.

Профессионал эту работу сделает быстро, а тот, для кого принтеры — лишь одна из составляющих всего IT, потратит несоразмерно много времени.

Разве нельзя самостоятельно снижать расходы? Например, купить принтер, а потом совместимый картридж. Каким образом вы добиваетесь экономии?

Многократно доказано как опытом нашего сервиса, так и независимыми исследованиями, что совместимые картриджи несут больше вреда, чем экономии, как для самой техники, так и для пользователей. Они имеют меньший ресурс, часто печатают с дефектами. Не говоря уже о вреде здоровью и окружающей среде, когда из некачественных картриджей высыпается тонер. Есть другие способы оптимизировать расходы. Мы используем современные и мощные аппараты HP с низкой себестоимостью печати, подбираем правильные модели под нужные задачи, устанавливаем системы контроля печати HP Access Control. Производителю выгодно работать с нами, поскольку мы заключаем долгосрочные контракты на несколько лет, — он может планировать поставки, благодаря чему мы получаем принтер дешевле розничных продавцов. Специальные контрактные картриджи НР имеют увеличенный ресурс. Всё это, конечно же, отражается на ценовом предложении нашим заказчикам.

Но вы при этом не продаете оргтехнику клиентам. Используете лизинг?

Не совсем. Лизинг предполагает переход оборудования в собственность. Но модели принтеров обновляются каждые два-три года, они совершенствуются: становятся экономичнее, производительнее. Зачем вашей компании принтер, который уже устарел? И тут дело не в физическом износе. Если вы используете старые принтеры, то лишаете себя выгод от использования новейших технологий. К примеру, в принтерах НР, которые мы поставляем, есть шифрование данных, интеграция с облачными сервисами типа OneDrive, печать со смартфона. С самого начала «Бюро офисных машин» предоставляет клиентам только новое оборудование и по окончании оговоренного контрактом времени (как правило, это пять лет) мы меняем устройство на самое современное. Своим давним заказчикам мы уже заменили не одно поколение аппаратов — это плановая работа. Вы всегда работаете на современном оборудовании, которое точно подходит вашему бизнесу.

При таком инновационном подходе у вас довольно винтажное название…

Оно сложилось из двух составляющих: одна взялась из официальных классификаторов статистики, где наша деятельность называется «сервис офисных машин», а «бюро» возникло по аналогии — например, с адвокатским бюро. И в определенной степени отражает нашу бутиковую историю — у нас персональный, а не поточный подход к клиентам. Мы стараемся упростить общение и даже название для сайта выбрали легко запоминающееся и в кириллической зоне: www.принтер.рф

Что в вашем понимании «персональный»?

Когда клиент демонстрирует открытость, у нас с ним выстраивается диалог, и мы видим его задачи. Заключаем контракт даже на один аппарат. Наш идеальный заказчик — компания, которая понимает, что услуги профессионалов нужны ей, чтобы не терять свое время на решение проблем с печатью, а посвятить его бизнесу. В том числе не терять время IT-службы, которая в первую очередь должна обеспечивать безопасность IT-инфраструктуры, создавать и развивать сервисы как для сотрудников, так и для клиентов — словом, помогать приносить прибыль. В персональном подходе есть еще и такая тема, как контрактные модели HP, разработанные под специфику корпоративных клиентов.

Этакая кастомизация офисной техники?

Можно сказать и так. Поскольку такие аппараты требуют более высокой квалификации сервиса, НР поставляет контрактные модели через нас — специализированного партнера HP по управлению сервисом печати. У них особенная конструкция, дающая увеличенный ресурс и, как следствие, экономию, а также более развитая система обеспечения бесперебойности работы. Принтер передает в режиме онлайн информацию о своем техническом состоянии, искусственный интеллект ее анализирует и дает прогноз о необходимости замены той или иной детали. Заранее зная об этом, мы можем свести к нулю поломки и поставлять картриджи по принципу Just-in-time («точно ко времени»), что позволяет клиенту еще и не «замораживать» средства, храня запас картриджей на складе.

Вторая важная особенность контрактных аппаратов НР — безопасность.

Современный принтер — это потенциальная точка для хакерской атаки. Компании даже не представляют, насколько эти ворота открыты: строя системы защиты сети, они часто забывают, что нужно защищать еще и принтер, в эту сеть включенный. Ничего, мол, страшного ему не будет. Будет! Достаточно вспомнить DDoS-атаки российских банков несколько лет тому назад — их атаковали в том числе через зараженные принтеры и камеры видеонаблюдения.

Принтер легко заражается?!

Конечно, если у него нет встроенной защиты. Казалось бы, обычное дело — распечатать внутри сети документ, созданный в текстовом редакторе. Такой документ содержит макросы, задающие размер шрифта или полей. Но в него может быть внедрен макрос для изменения параметров принтера и открытия доступа к нему извне. И принтер станет воротами для проведения атаки. Поэтому мы устанавливаем принтеры HP, которые имеют несколько типов защиты от атак, начиная от проверки BIOS и заканчивая шифрованием данных, передающихся от компьютера к принтеру. Печально видеть, что даже банки до сих пор предпочитают приобретать дешевые принтеры для домашнего офиса, которые не умеют работать с шифрованным сигналом. Мы же используем еще и программное обеспечение НР, которое может мониторить текущее состояние принтеров, выявлять и не допускать опасность утечки данных.

Что ждет рынок управления печатью? И какие перспективы вы видите для своей компании?

Многие компании, которые планируют свой бизнес на три-пять лет вперед, придут к тому, что нужно доверять управление печатью специализированным компаниям, специалистам, умеющим не просто чинить поломки, а комплексно решать задачи обеспечения эффективности, надежности и безопасности.

Эффективность, кстати, можно оценить и в экологических параметрах. Мы подсчитали, что наши клиенты только за 2017 год благодаря экономии бумаги сохранили 2352 деревьев. Просто потому, что принтеры выполняли тот объем печати, который действительно был нужен. Уже в 80% наших контрактов мы используем аппараты НР PageWide, которые до десяти раз меньше потребляют электроэнергии и производят в четыре-пять раз меньше отходов. Потенциал таких решений в нашей стране далеко не полностью реализован, а значит, работы еще много.

Автор: Сергей Лебедев

* На правах рекламы