Высший пилотаж: как наладить эффективные конкурентные закупки

Высший пилотаж: как наладить эффективные конкурентные закупки

Все мы привыкли, что сегодня любой товар или услугу можно заказать через интернет. Но мало кто задумывается, что ровно так же системы электронных закупок облегчили жизнь бизнесу.

Годовой объем закупок российских компаний, совершенных через электронные площадки, превышает 14% ВВП России и составляет около 14 трлн рублей (по оценке RAEX). Темпы роста этого рынка измеряются двузначными цифрами. Только на платформе B2B-Center за январь — июнь 2019 года было совершено 114 000 сделок на сумму 1,2 трлн рублей, что в полтора раза превышает показатель за тот же период прошлого года. Электронными инструментами пользуются порядка 80% крупнейших компаний, а самыми быстрорастущими сегментами стали закупки розничных сетей, телекоммуникационных и IT-компаний, агропромышленных и нефтегазовых предприятий. Казалось бы, рынок бурно развивается и не испытывает особенных проблем. Однако это не совсем так.

VIII Всероссийский саммит «Корпоративные закупки — 2019»

Вес прозрачности

Многие по-прежнему считают, что информация о закупках — коммерческая тайна, раскрывая которую становишься уязвимым. Однако для того, чтобы понять потребности компании, достаточно просто заглянуть к ней на сайт. Если о них никто не будет знать, то компания просто не сможет работать. С фобией в данном вопросе отчасти помог справиться закон, который обязал государственные структуры проводить закупки публично. Вслед за ними и коммерческие компании постепенно перестают бояться демонстрировать свои потребности.

«Построение экономической эффективности закупок — это сложный процесс, требующий комплексного подхода, который учитывает все аспекты развития закупочной деятельности, — объясняет Алексей Тальников, директор по закупкам и логистике ПАО «ЧТПЗ». — Важным фактором процесса является прозрачность самих закупочных процедур и совместные мероприятия с ключевыми поставщиками, направленные на техническое развитие и совершенствование конечного продукта».

Закупщику важно не только начать и довести до конца процедуру торгов, но и опубликовать результаты. Только так другие участники смогут понять, что процедура не была «заточена» под конкретного поставщика, а следовательно, у них останется желание в следующий раз включиться в борьбу за исполнение заказа и постараться сделать наилучшее предложение.

«Единственная информация, которую стоит держать в тайне, — данные о конкретных предложениях поставщиков до того, как «вскрыты конверты», — отмечает коммерческий директор B2B-Center Андрей Бойко. — Электронные платформы решают эту проблему: информацию не видят ни поставщики, ни закупщики. Это делается для того, чтобы закупщик не мог манипулировать процессом проведения закупки. Независимые электронные площадки заинтересованы в сохранении конфиденциальности предложений поставщиков, потому что живут за счет своей репутации и доверия всех участников закупочного процесса».

Устранимые помехи

Одним из важных препятствий для проникновения электронных торгов в бизнес является определенная инертность участников рынка. Поставщиков нередко бывает сложно мотивировать на активные действия, они не видят смысла даже в том, чтобы грамотно описать свой товар, поскольку не уверены, что его купят. Закупщики, как крупные, так и мелкие, продолжают держаться за блокноты с адресами и телефонами, то есть ограниченный пул привычных поставщиков. «Они находятся в зоне комфорта — нашли год назад партнера и считают, что он самый лучший. Говорят, что работают так всю жизнь и ничего не хотят менять», — говорит Андрей Бойко.

Но при использовании устоявшихся, традиционных методов закупки у компании появляется риск в определенный момент остановиться в развитии.

«Чтобы этого не допустить, необходимо думать об инновациях, причем не только для снижения закупочных цен, но и для повышения эффективности бизнес-процессов», — подчеркивает Алексей Колобов, руководитель дирекции по управлению стоимостью владения инфраструктурой ФТС «Пятерочка».

Опыт бесконечного расширения количества поставщиков тоже уходит в прошлое. Передовые закупочные практики, рассказывает Алексей Тальников, решают вопрос другого порядка — достаточно одного ключевого поставщика по какому-то направлению или нужен второй. Он также уверен, что повышение эффективности закупок напрямую связано с системой мотивации участников этого процесса, привязанной к экономическому результату: «Ключевая ошибка — отсутствие мотивации не только у закупщиков, но и у внутренних клиентов. Высший пилотаж, когда цели по снижению затрат есть даже у ваших поставщиков».

Эксперты отмечают, что экономическая эффективность электронных торгов— это индивидуальный показатель для каждой компании. Она зависит от многих факторов: качества планирования, оптимизации в предыдущие годы, зрелости системы закупок. Наибольшие показатели у тех компаний, которые только что перешли с бумажных на электронные закупки. И это еще один аргумент в пользу инноваций.

Практически все организаторы конкурентных закупок в электронном формате, то есть компании-заказчики, — это крупный и средний бизнес. Для развития рынка определенным тормозом являются сложности, которые испытывают небольшие компании, когда стремятся выйти на электронную площадку в качестве закупщиков. Единичные заказы небольшого объема, как правило, не интересны крупным поставщикам. А значит, для формирования выгодных предложений необходимо группировать участников в рамках определенной тематики.

«Выход в данной ситуации — корпоративные B2B-площадки типа «Яндекс.Маркет», — рассуждает Андрей Бойко. — Мы делаем облегченный сервис под закупочный процесс. Предлагаем попользоваться бесплатно, упрощаем интерфейсы, даже создаем приложения в игровой форме».

VIII Всероссийский саммит «Корпоративные закупки — 2019»

Дело техники, роль человека

Эксперты убеждены, что в ближайшем будущем корпоративные закупочные процедуры полностью перейдут в цифру.

Тем не менее, предупреждает Алексей Никифоров, директор, функция Юридическая поддержка, интеллектуальная собственность, тендерный комитет ПАО «СИБУР Холдинг», за процедурной чистотой закупки не должен теряться ее бизнес-смысл. «Именно здесь у закупщика есть возможность дать максимальную ценность для его компании, — поясняет он. — За каждой процедурой сотрудник тендерной функции может увидеть возможность снизить расходы, удовлетворить новую потребность, оптимизировать процессы внутри компании. Процедуры закупок должны быть умными, а люди, их сопровождающие, небезразличными. Это и обеспечивает наивысшую эффективность закупочной деятельности».

Прошли времена, когда закупщик должен был выполнять невероятное количество исключительно механической работы. Все больше рутинных функций берет на себя сфера IT. Так, в торговой сети «Пятерочка» реализуется проект «Роботизация в снабжении», который позволит автоматизировать процесс заказа оборудования для новых магазинов. В «СИБУР Холдинге» автоматизация также находится в фокусе дальнейшего развития закупочного процесса. При этом будет расти вовлеченность корпоративных экспертов, играющих решающую роль в определении наиболее эффективных предложений участников тендеров.

Второй важный тренд, который надо иметь в виду, — сознательный переход на конкурентные закупки в электронной форме. В этом смысле государственные закупки, создавшие атмосферу обязаловки, сослужили рынку плохую службу. Компании часто выходят на рынок электронных закупок не потому, что глубоко осознают и принимают потребность, а потому, что «нужно». Если кто-то из ключевых персон бизнеса сопротивляется движению, процесс освоения электронной площадки идет с большим трудом и не приносит положительного результата.

«Мы видим, что все больше компаний заинтересованы в реальном расширении конкуренции, экономии в своих закупках, автоматизации закупочных процессов», — говорит Андрей Бойко.

«Содействие руководства компании всегда является надежным фундаментом в достижении поставленных целей, в том числе по развитию рынка, — добавляет руководитель Центра закупок ПАО «Татнефть» Рамиль Маннапов.

— Это позволяет уверенно заявлять об открытости, прозрачности проводимых процессов и говорить о готовности к взаимовыгодному сотрудничеству с партнерами».

VIII Всероссийский саммит «Корпоративные закупки — 2019»

Значение результата

Существует опасность, что в процессе освоения конкурентных закупок компания перепутает внешний эффект и настоящую эффективность.

В системе госзакупок, кажется, до сих пор бытует убеждение, что все задумано исключительно ради экономии средств. «Суть электронных закупок — купить не самое дешевое, но самое оптимальное, — комментирует Андрей Бойко. — Это совокупность условий — поработать со множеством поставщиков одновременно, получить хорошую цену, комфортные сроки, условия доставки и оплаты. Но главное — это возможность изучить историю работы поставщика, узнать его с самых разных сторон и в итоге сделать верный выбор».

Переход на электронный формат — это игра вдолгую. Судя по практике ряда крупнейших компаний, на модернизацию корпоративной системы закупок уходит до трех лет. За это время можно создать рабочую модель организационной структуры и построить взаимовыгодные отношения с внутренними клиентами и поставщиками. Опытные специалисты рекомендуют не устанавливать строгие временные рамки, так как результаты стратегии закупок напрямую зависят от ряда индивидуальных особенностей компании, а также от категории закупок.

«Нет одинаковых стандартов, даже у компаний-конкурентов будут разные подходы к трансформации, результат может быть достигнут даже за один месяц, — говорит Алексей Тальников из ПАО «ЧТПЗ».

— Стоит учитывать, что быстрые победы можно получить только за счет коммерческих рычагов, к примеру, скидки за объемы.

Но если нет качественного анализа исходной базы и не проработана мотивация поставщиков, то в дальнейшем повышение эффективности будет зависеть только от подбора аналогов или изменения технологий, что, в свою очередь, может привести к понижению качества продукции. Важно понимать, что эффективность — это всего лишь счет на табло. За этим результатом стоит кропотливая работа всей кросс-функциональной команды, занимающейся реализацией кампании по повышению эффективности закупок».

Лидеры выбирают лидеров

В 2012 году компания B2B-Center учредила премию «Лидер конкурентных закупок». Ключевая задача — привлечь внимание к наиболее значимым проектам в области закупок, которые повышают эффективность работы компаний и вносят существенный вклад в развитие всего рынка. Общественный совет премии, подводящий итоги конкурса, объединяет свыше 80 авторитетных экспертов, в том числе директоров по закупкам крупнейших российских компаний из разных сфер экономики.

В этом году на Гран-при и победу в заявленных номинациях претендовали 220 компаний. Представляем лауреатов премии «Лидер конкурентных закупок — 2019».

* На правах рекламы