Коммуникации
Ключевым бизнес-трендом последних лет, проникшим в самые разные области экономики, стало повышение эффективности деловых коммуникаций – как оффлайновых, так и онлайновых. Появились новые инструменты для работы, постановки и контроля выполнения задач. Виртуальные команды, проектный подход, SCRUM, Agile и другие методики, пришедшие из ИТ-индустрии, потребовали организации и проведения большего количества встреч, причем в самых разнообразных форматах. С учетом глобальности, интенсивности и мобильности современного бизнеса даже при самом идеальном планировании провести все встречи «лицом к лицу» просто невозможно. В такой ситуации огромное значение приобретают новые коммуникационные инструменты и сервисы. 2020 год стал мощным катализатором как самого тренда, так и рожденных им бизнес-инструментов. Не зря 2020 год уже называли началом «золотой эпохи» видеоконференций. Аналитики из компании MarketWatch подсчитали, что только в марте 2020 года было скачано 62 млн приложений для организации звонков и видеоконференций. Также резко возрос интерес к программно-аппаратным решениям по развертыванию конференцсвязи. Такие компании, как Logitech (один из ведущих мировых производителей компьютерной периферии и оборудования для видеоконференций), отмечают заметно возросший интерес со стороны корпоративных заказчиков к их решениям для переговорных комнат. В частности, этот тренд заметен на линейке продуктов Logitech со встроенной поддержкой службы Microsoft Teams Rooms. Plug and Play cистемы, позволяют в течение нескольких минут превратить любое помещение в пространство для видеоконференций, переговоров и других форм коллективной работы.
Полина Анохина, региональный директор Logitech по России и странам СНГ считает, что онлайн-конференции стали одним из самых востребованных бизнес-инструментов в настоящее время: «Для многих компаний видеосвязь стала неотъемлемой частью ежедневных рабочих коммуникаций. Последние месяцы мы наблюдаем повышенный интерес не только к персональным устройствам, но и к оборудованию для переговорных помещений, и я уверена, что такой тренд сохранится и после окончания периода вынужденной удаленной работы. Видеоконференция – доступная альтернатива оффлайн-встречам, позволяющая обеспечить «эффект присутствия», максимально оперативно и просто адаптироваться к новой реальности».
Впрочем, речь идет не столько о видеоконференциях, сколько обо всех инструментах для дистанционной и коллективной работы. Согласно исследованию «COVID-19 and Remote Work: An Early Look at US Data», проведенному специалистами MIT (Массачусетского Tехнологического Университета), к концу марта 2020 года 34% всех сотрудников американских компаний, работавших ранее в офисах, перешли к дистанционной работе. Это повлекло за собой взрывной рост количества удаленных встреч с использованием текстовых, голосовых и видеоформатов.
В последнем отчете, опубликованном компанией Microsoft, говорится, что в конце марта платформа для удаленной работы Microsoft Teams поставила рекорд по количеству времени, проведенного пользователями этой платформы на встречах – 2,7 млрд минут ежедневно. Это на 200% больше, чем всего двумя неделями ранее.
Коллективная работа и единое информационное поле
Еще одним важным бизнес-трендом стало создание единого информационного поля внутри компании, постановка общих задач и организация коллективной работы над ними большого количества сотрудников. Особенно важной эта метрика стала для среднего и крупного бизнеса с десятками подразделений, отделов и проектных команд. Рассинхронизация работы продуктовых, маркетинговых и sales-подразделений, постоянно обновляющаяся информация, управление сложными проектами с динамическим статусом выполнения стали серьезной проблемой для менеджмента. Ситуация усложнилась в связи с массовым переходом на новые методики ведения бизнеса, появлением большого количества географически распределенных виртуальных команд.
Такая проблема решается как сотрудниками проектного офиса компании, так и целым рядом специализированных приложений и сервисов, которые позволяют постоянно поддерживать омниканальную связь (текст, аудио, видео) между коллегами, сохранять записи встреч и выработанные документы в облаке, а также продолжать работу над ними в любое время.
Электронные доски, планировщики задач с возможностью различных коллабораций между сотрудниками, электронный документооборот, инструменты для построения рабочих процессов и другие облачные приложения и сервисы позволяют не только создавать виртуальные рабочие команды и виртуальные офисы, но и эффективно ими управлять.
Информационная безопасность
Во многих компаниях существуют довольно мягкие правила по использованию различных приложений для внутрикорпоративного общения. Сотрудникам предоставляется максимальная свобода, но при этом почти всегда есть прямые и жесткие указания по поводу использования инструментов передачи, обсуждения и хранения конфиденциальной информации.
Почему?
После того, как многие компании более или менее успешно справились с организацией дистанционной работы и прошла первая эйфория от успешного перевода сотрудников «на удаленку», забили тревогу ИТ-департаменты компаний, которым пришлось нарушить привычные протоколы обеспечения кибербезопасности. Так называемый «периметр безопасности» локальной ИТ-инфраструктуры многих компаний был полностью разрушен массовым переводом на удаленную работу сотрудников и необходимостью обеспечения их доступом к информационным ресурсам компаний. Также на уровне безопасности сказалась частичная утрата контроля над ПО, установленном на рабочих компьютерах сотрудников. Более того, использование для удаленной работы инструментов, изначально не предназначенных для этого, породило такие эксцессы, как попадание в открытый доступ записей совещаний, видеоконференций, чатов, в том числе и чувствительной для компаний и сотрудников информации. Еще одной дырой в корпоративной безопасности, сквозь которую нередко утекали конфиденциальные данные, стали личные мессенджеры сотрудников.
В такой ситуации в наиболее выигрышном положении оказались те компании, которые не стали использовать «смесь» из различных продуктов, а перешли на единую облачную платформу для дистанционной и коллективной работы. В этом случае обеспечение информационной безопасности ложится на владельца платформы, предоставляющего услуги и имеющего опыт и ресурсы в области организации кибербезопасности своих облачных сервисов.
Microsoft Teams
Оптимальным решением, удовлетворяющим сразу всем вышеупомянутым требованиям, становится платформа для коллективной работы и коммуникаций, изначально включающая в себя все необходимые инструменты. Такая, например, как Microsoft Teams.
Главным минусом многих действительно отличных программ и сервисов, используемых для ведения бизнеса, является их фрагментация. Сейчас, по сути, только Microsoft Teams, благодаря интеграции с приложениями и службами Microsoft 365, позволяет объединить продвинутые средства коммуникации (аудиовидеозвонки, видеоконференции, трансляции, мессенджер, заметки, вложения и пр.), офисные приложения, хранилище данных и другие бизнес-инструменты. А так как Microsoft Teams входит в пакет Microsoft 365, то помимо Microsoft Teams ее пользователи получают еще и обширный набор офисных приложений и сервисов, необходимых для организации рабочего процесса любой компании: Outlook, OneDrive, Planner, средство проведения опросов Forms, службу Microsoft Stream, позволяющую управлять правами просмотра вашего видеоконтента и определять границы доступа в рамках вашей организации, и др.
Такой подход дает колоссальное удобство в виде единого входа в различные службы, сервисы и приложения под одной учетной записью. Что важно, Microsoft Teams, как и другие приложения Microsoft 365, расположены в защищенном и легко масштабируемом облаке Microsoft Azure, что гарантирует безопасную и бесперебойную работу при любой нагрузке.
Важно отметить, что Microsoft Teams – это не только платформа для внутрикорпоративной работы и коммуникаций. Это также удобный инструмент для общения с любым человеком, имеющим подключение к интернету. Организация звонков и участие в конференциях возможны по обычным web-ссылкам для любого приглашенного участника. То есть у вашего собеседника может вообще не стоять никакого ПО Microsoft, он просто получает ссылку-приглашение на встречу и присоединяется к ней в аудио- или видеоформате.
Офис будущего
Поиск новых способов повышения эффективности бизнеса – непрекращающийся процесс. Несколько лет назад стиль работы крупных компаний, не говоря уже о стартапах, стал меняться в сторону увеличения мобильности сотрудников и предоставления им новых инструментов для дистанционной командной работы. Мировая пандемия стала лишь катализатором этого тренда, и очевидно, что после завершения периода социальной изоляции бизнес продолжит использовать эти инструменты и практики.
Мы также видим, что требования к современному офису изменились раз и навсегда.Из простого рабочего места он превращается в коммуникационный хаб, способный обеспечить работу компании в любой, даже критической ситуации, а его неотъемлемыми элементами становятся нефиксированные рабочие места, гибкая организация рабочих пространств под создаваемые проектные команды, увеличение количества помещений/залов/пространств для коллективной работы вместо классических «переговорок».
В такой ситуации на первое место по своей значимости выходят интеллектуальные системы видео-конференц-связи (ВКС), обеспечивающие простую и удобную коммуникацию между офисом, дистанционно работающими сотрудниками, партнерами, контрагентами и пр.
Logitech Microsoft Teams Rooms
На сегодняшний день одной из самых удобных систем ВКС стали решения Logitech Microsoft Teams Rooms, объединяющие высокотехнологичные устройства Logitech и сервис Microsoft Teams. Компания Logitech была первой, кто в 2016 году стал производить готовые решения для Microsoft Teams Rooms и с тех пор неизменно сохраняет позицию лидера рынка в этой области.
Logitech Microsoft Teams Rooms представляет собой удобный инструмент организации аудио- и видеосвязи и собраний в небольших выделенных пространствах или в больших офисных помещениях с помощью приложения Microsoft Teams. Сегодня решения для переговорных комнат Logitech с поддержкой Microsoft Teams – это линейка продуктов, которая включает оборудование для организации видеозвонков и видеоконференций в самых разных конфигурациях: для малых, средних и больших помещений. Все они относятся к классу «коробочных решений», то есть не требуют настройки. Сразу после инсталляции и подключения к учетной записи Microsoft они готовы к работе, а сенсорный контроллер Logitech Tap, настроенный мини-ПК, камера, высококачественные динамики, один или несколько микрофонов позволяют быстро превратить в пространство для коллективной работы любое помещение или зону опенспейса. Для того чтобы назначить, начать виртуальную встречу или конференцию или присоединиться к ней с помощью Logitech Microsoft Teams Rooms сотруднику даже не нужен ПК или смартфон. Logitech Tap позволяет это сделать в течение нескольких секунд.
Исчерпываются ли решения для работы, общения и коммуникаций сервисом Microsoft Teams и системами ВКС от Logitech? Разумеется, нет. Коллективные видеозвонки анонсируют практически все популярные мессенджеры. Есть также очень достойные и популярные сервисы для проведения видеоконференций. Мы пользуемся ими в частной жизни. Они помогли многим небольшим компаниям быстро перестроить рабочие процессы и сохранить бизнес во время кризиса. Однако на вопрос, есть ли аналогичные Logitech Microsoft Teams Rooms средства для коллективной эффективной работы из любой точки мира, ответить намного сложнее. Многие средние и крупные компании остановились именно на Microsoft Teams как на основной рабочей платформе, дополняя ее через API специальными инструментами. При этом большая часть из них развернула для сотрудников, оставшихся в офисах именно системы Logitech, считая эти решения наиболее оптимальными. Аргументация менеджмента компаний в таких случаях довольно проста: они пока не видят других возможностей сохранить эффективность рабочих процессов в текущих стрессовых условиях и безболезненно комбинировать дистанционную работу и работу в офисе в будущем.
*Отправить запрос на тестирование и приобретение решений Logitech для Microsoft Teams можно по ссылке