Основной ТЕЗИС: как единая система электронного документооборота экономит время и деньги компаний на разных континентах

Все процессы в бизнесе опираются на документы, и даже если они стали электронными, это не значит, что у вас нет проблем — с ростом документопотока простые решения, такие как электронная почта и файловые папки на сервере или в облаке, перестают работать, потому что движение документов становится запутанным и непрозрачным.

Компания «Хоулмонт», разработчик системы электронного документооборота «ТЕЗИС», помогает своим клиентам избежать подобной ситуации и перейти на более высокий уровень цифровой зрелости. «По-крупному, для этого нужно реализовать две вещи: единое хранилище электронных документов и управление бизнес-процессами — именно этим мы и занимаемся в течение 11 лет, которые наша система представлена на рынке, — говорит Иван Ласкин, руководитель бизнес-юнита «ТЕЗИС». —  Наш продукт полностью отечественный, он построен на стеке технологий Java и отвечает всем критериям импортозамещения. Но бизнес мы ведем не только в России, у нас есть заказчики и за рубежом, например, в США».

СЭД как часть платформы онлайн-образования

Некоторое время назад компания Skyeng — одна из крупнейшихв России онлайн-школ английского языка — столкнулась с проблемой, типичной для быстрорастущего бизнеса: при темпах роста 100%–200% в год не только пропорционально увеличивается количество документов и сотрудников, но еще происходит усложнение оргструктуры компании, а вместе с этим — и цепочка принятия решений. Согласование по электронной почте стало очень долгим, люди не могли быстро найти нужное письмо или договор, а простая облачная система регистрации корреспонденции достигла своего предела производительности. Кроме того, возникла необходимость в разграничении доступа к информации, чтобы каждый менеджер мог видеть только свои документы.

ИТ-индустрия уже выработала ответ на подобные вызовы:от ручного управления процессами и хранения документов нужно переходить на автоматизированный режим — эту задачу как раз и решают системы электронного документооборота. Выбор «ТЕЗИС» в качестве поставщика СЭД был обусловлен рядом факторов, включая функциональность, масштабируемость, гибкость и наличие доступного мобильного приложения. Такой подход нельзя не признать дальновидным: чтобы продвигаться дальше по пути цифровой трансформации, компании нужно ИТ-решение, способное поддерживать сквозные бизнес-процессы, а не строить отдельные островки автоматизации.

Сейчас в ТЕЗИС работают около 350 пользователей в 12 подразделениях компании, — говорит управляющий директор по развитию ИТ в Skyeng Алексей Кудряшов.

Чтобы оценить эффективность внедрения, мы выяснили, как изменилось время согласования документов. Узнать точную длительность согласования по электронной почте было невозможно, поэтому мы оценили ее эмпирически, начиная от даты первого упоминания договора в переписке до его заключения. Эту цифру мы сравнили с длительностью согласования в ТЕЗИС (которая фиксируется точно) и увидели прирост скорости примерно в 1,5 раза. Также мы пообщались с ключевыми пользователями и оценили, сколько времени они тратили на поиск документов раньше исколько тратят сейчас. Раньше на поиск могло уходить до часа, сейчас — считанные минуты.

Ранее в Skyeng подготовка дополнительных соглашений и приложений к договорам, оформление доверенностей или передача документов делопроизводителям для отправки контрагенту каждый раз шла своим путем. Сейчас он единый для всех, формализованный и понятный. Когда менеджеру требуется, например, подготовить нетиповое дополнительное соглашение, он ставит в ТЕЗИС задачу юристам и прикладывает договор-основание. Юрист принимает задачу, готовит документ и добавляет в систему.

«Документы проходят в системе полный жизненный цикл, — объясняет Екатерина Целовальникова, руководитель проекта со стороны Skyeng. — За счет гибких настроек система учитывает множество нюансов и сама предлагает подходящий маршрут. Условно, если договор на 100 рублей, то состав согласующих один, а если на большую сумму — то уже другой. Благодаря уведомлениям документы нигде не зависают и согласуются максимально быстро. Также очень удобно, что можно прямо из ТЕЗИС перейти в Word, внести правки, сохранить, — и в системе появится новая версия документа. Обсудить рабочие вопросы по документу можно прямо в его карточке в СЭД».

Автоматизация процессов в помощь банкирам

Американский TAB Bank был основан в 1998 году в штате Юта и первое время специализировался на кредитовании в сфере грузоперевозок, но сейчас предлагает услуги широкого профиля, работает с клиентами по всей стране и делает упор на онлайн. До внедрения СЭД ТЕЗИС в TAB Bank использовали несколько отдельных систем для хранения документов и работы с ними, поэтому сотрудникам было сложно понять, на каком этапе находится процесс. Решение напрашивалось само собой: перевести работу с документами в одну систему и автоматизировать все по максимуму.

«ТЕЗИС упростил работу отдела, сопровождающего выдачу кредитов на приобретение транспортной техники, — рассказывает глава отдела Эшли Делла Лючия. — Раньше многие действия выполнялись вручную. Например, сотрудники сами отправляли письма с запросами и уведомлениями заемщикам и департаменту транспортных средств, из-за чего в периоды большой загрузки повышался риск ошибок. А с ТЕЗИС письма генерируются и рассылаются автоматически. Плюс к тому стало проще отслеживать движение каждой заявки на кредит. ТЕЗИС — превосходное решение для нашей команды.

Благодаря системе мы экономим примерно 12 часов каждую неделю и укладываемся в сроки с минимумом стресса. Кроме того, система очень простая в использовании.

Также в ТЕЗИС перевели работу с обращениями клиентов и спорными ситуациями. Чтобы разобраться в них и принять решение, требуется участие аналитиков банка — благодаря новой системе мониторинг этого процесса стал более эффективным. В СЭД контролируется движение документов по всем этапам — от регистрации обращения до вынесения решения. Сотрудникам автоматически отправляются оповещения обо всех событиях — таким образом ТЕЗИС позволяет видеть каждое действие и значительно экономит время. «Но самое главное достижение — нам удалось сократить число ситуаций, где могла возникнуть ошибка из-за человеческого фактора», — отмечает менеджер по сопровождению клиентов TAB Bank Анжела Хантер.

Подобным образом оптимизировано множество других процессов: рассмотрение заявок на рефинансирование кредитов (в 2020 году появилась возможность указать причиной пандемию коронавируса COVID-19), конфискация имущества, согласование внутренних политик банка, организация заседаний комитетов, проверка рисков при заключении крупных сделок, решение кадровых вопросов, например, повышение зарплат сотрудникам. Через ТЕЗИС проходят даже межбанковские платежи: данные о платежах вносят в СЭД, и они автоматически направляются в электронную систему межбанковских транзакций Fedwire.

Руководство TAB Bank следит за экономической эффективностью от внедрения системы.

Например, за год работа с обращениями клиентов в ТЕЗИС помогла сэкономить $23 000, а подготовка контрактов с третьими лицами — $81 000.

При подсчетах учитывалось сэкономленное время специалистов банка и размер лицензионных платежей за дорогостоящие решения, от которых теперь отказались.

Вопрос экономии ресурсов всегда был актуален для бизнеса. Особенно остро он стоит в кризисные времена, а 2020 год стал для многих компаний самым серьезным потрясением за последние несколько лет. Как показывает практика, такие решения, как ТЕЗИС, способны принести бизнесу ощутимую пользу: напрямую сэкономить деньги и ускорить множество рутинных процессов. Систему можно адаптировать под задачи любого бизнеса, и опытклиентов из таких разных сфер, как онлайн-образование и банкинг, это наглядно демонстрирует.

_____________________

На правах рекламы