Безоблачная миграция: как Faberlic за три дня переехала в виртуальный офис Яндекс 360

Faberlic пользовалась подпиской на облачные сервисы Microsoft Office 365 с момента ее появления в России, более десяти лет. Сотрудники привыкли работать в виртуальном офисе: отправлять письма через Outlook, хранить документы в OneDrive, создавать сайты в SharePoint и общаться в Teams. 6 мая 2022 года Microsoft отключил все лицензии Office 365, хотя корпоративная подписка была оплачена заранее. «Мы потеряли всю коммуникацию за один вечер. Предварительного уведомления мы не получали и не понимали, в чем дело», — вспоминает Илья Родионов, руководитель отдела техподдержки Faberlic.

Проекты под угрозой

Две тысячи сотрудников Faberlic вмиг остались без привычных сервисов. Ключевые бизнес-процессы оказались под угрозой. Например, каждые три недели компания выпускает печатный каталог, главный инструмент продаж бренда. В его подготовке участвовали сотрудники из разных стран, коммуникация шла в Outlook и Teams. Тираж, который планировали выпустить после майских праздников, теперь мог и не выйти.

Переписка с поставщиками и транспортными компаниями тоже прервалась, с учетом перестройки логистических цепочек это грозило срывом планов производства. HR-отдел лишился чатов, рассылок и корпоративного портала SharePoint. Руководители потеряли доступ к документам в OneDrive и отчетам в PowerBI. «Мы не могли вовремя реагировать на проблемы и принимать решения», — говорит Родионов.

Звонки руководству Microsoft и обращения в техподдержку корпорации результата не дали. Впереди были выходные, и нужно было решать, как восстановить инструменты для совместной работы к утру 10 мая.

Выбор виртуального офиса

Решение управленцы Faberlic смогли принять быстро, потому что изучили альтернативные варианты заранее: знали сильные и слабые стороны, технические ограничения и возможности переноса данных.

При выборе главными ориентирами стали три критерия. Во-первых, все инструменты должны были быть в одной экосистеме: почта, календарь, мессенджер, видеоконференции, хранение файлов и совместная работа с документами. Во-вторых, нужен был продукт с простым интерфейсом, потому что не было времени на полноценное знакомство и погружение пользователей в нюансы — этот критерий формулируют как «умная простота». И, наконец, в ситуации форс-мажора требовался партнер, готовый быстро помочь с переездом.

По всем критериям подошли сервисы Яндекс 360 для бизнеса. У компании уже был позитивный опыт сотрудничества с командой Yandex Cloud. «Понравилось, что в сложных случаях они подключали высокоуровневых инженеров, а не перекидывали заявки между специалистами разных линий поддержки», — говорит Родионов.

И в этот раз команда Яндекса сразу подключилась к переезду. Для быстрых коммуникаций создали общий чат. Несмотря на праздники, каждый запрос менеджеров Faberlic коллеги из Яндекса брали в работу в течение часа. «Мы все понимали, как важно успеть настроить систему к началу рабочей недели», — уточняет Родионов.

Переехать за три дня без стресса

Яндекс 360 для бизнеса — это цифровой офис, в котором собраны все сервисы для решения рабочих задач. Продукт появился в 2021 году, и особенно удобен для команд, работающих удаленно.

В субботу утром специалисты Faberlic написали аккаунт-менеджеру Яндекса, что им нужно перенести все данные из Microsoft 365 в Яндекс 360. «Информации у такой большой компании много, задача была трудная», — рассказывает Алексей Рундасов, руководитель Яндекс 360 для бизнеса. В обычной ситуации клиенты обращаются заранее, и на переезд уходит примерно неделя.

Для начала нужно было перенести почту — хотя бы минимально, сделать удобный вход, чтобы сотрудникам не нужно было заново регистрироваться. Службы техподдержки Яндекса и Faberlic работали вместе: настроили синхронизацию с корпоративным каталогом пользователей, скопировали существующие письма и переадресовали всю входящую переписку.

Совместная работа над ошибками

В начале рабочей недели выяснилось, что часть почтовых адресов не перенеслась в новый сервис: у некоторых сотрудников были длинные названия е-мейлов, а нужно, чтобы они не превышали 40 символов. Об этом сообщили специалистам Яндекса, и они увеличили допустимое количество знаков до 60.

Несколько дней не работала общая адресная книга. Сотрудник начинал набирать имя адресата или его почту, а подсказки не выскакивали. Все привыкли к такой функции Outlook, поэтому мало кто помнил полные адреса или имена коллег. В Яндексе поправили синхронизацию, но некоторые проблемы с поиском остались. «Мы надеемся, что скоро эта ситуация решится», — говорит руководитель отдела техподдержки Faberlic.

Сотрудники Faberlic постоянно обмениваются файлами. И сразу после перехода на Яндекс Диск каждому пользователю должны были выдать 1 ТБ, но по ошибке дали всего 10 ГБ. Команда Яндекса и тут сработала оперативно, поправив ошибку, замечает Илья Родионов:

Раньше во всех переговорных комнатах оборудование было подключено к Microsoft Teams. Когда сервис перестал работать, технику в переговорках и компьютеры сотрудников подключили к сервису Телемост. Теперь с его помощью проводят все встречи внутри компании и с контрагентами. Качество звука оценили уже на первых созвонах — оно лучше, чем в Teams, уверяет Родионов. А вот изображение сначала было нечеткое, но Яндекс со временем усовершенствовал передачу. Теперь сотрудники используют Телемост не только для видеоконференций, но и для демонстрации экрана на переговорах офлайн — делятся общими документами и таблицами в хорошем разрешении.

Помощь в адаптации

Переход в Яндекс 360 стал неожиданным, и сотрудники Faberlic не были к нему готовы. Им было сложно переключиться на другой интерфейс, очень не хватало старых функций. К новым сервисам пришлось привыкать, но спустя полтора месяца работа наладилась. Изменить отношение к новому продукту удалось во многом благодаря команде Яндекса, которая быстро исправляла недочеты, чтобы пользоваться сервисами было удобнее, отмечают в Faberlic.

«Мы постоянно ищем новые пути развития, — говорит Валерий Капленко, директор департамента информационных технологий Faberlic. — Когда мы выбираем IT-продукт, крайне важно, чтобы у поставщика была четкая дорожная карта и он уверенно шел по ней, прорабатывая продукт и добавляя новые фичи. В случае с Яндексом 360 мы видим, что сервисы развиваются по плану». Это позволяет рассчитывать на долгосрочное партнерство, добавляет он.

* Информационная поддержка