Трудовые будни: о чем важно помнить работодателю в 2026 году, чтобы избежать штрафов

Рост страховых выплат 

В наступившем 2026 году финансовая нагрузка на бизнес вырастет: за счет роста налогов, а также и вследствие увеличения других сборов. Среди них в том числе изменения, связанные со страховыми выплатами — отмена льгот по ним для малого и среднего бизнеса во всех отраслях, не считающихся приоритетными. Немало и других, менее резонансных изменений в трудовом законодательстве, которые также несут для бизнеса дополнительные издержки.

Среди наиболее значимых изменений для работодателей опрошенные Forbes эксперты выделяют повышение с 1 января 2026-го величины предельной базы по страховым взносам. В 2025 году она составляла 2,759 млн рублей, теперь — на 8% больше — 2,979 млн. Пока годовая сумма зарплаты работнику не превышает предельную базу, взносы рассчитывают по максимальной ставке в 30%, а по доходам, превышающим базу — по ставке 15,1%. «Рост нагрузки может повлиять на решения компаний об индексации заработных плат и найме новых сотрудников», — считает партнер департамента налогов и права компании ДРТ Татьяна Кофанова. 

Повышение величины предельной базы по страховым взносам приведет в том числе к увеличению максимальных размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, уходу за ребенком, а также на начисление пенсии и размер необлагаемой налогом сумм выходного пособия, отмечает партнер, руководитель практики трудового права Lidings Елизавета Фурсова. «Для работодателя это означает прямой рост затрат на фонд оплаты труда и требует пересмотра внутренних расчетных алгоритмов, локальных нормативных актов и корректировки кадрово-финансовых операций», — продолжает она. 

Игнорирование этих изменений чревато доначислениями взносов и налогов, а также повышенными репутационными и финансовыми рисками в случае проверок и трудовых споров, сказала Фурсова. В целом по страховым взносам риски обычно выражаются в доначислениях, пенях и штрафах за неуплату или неполную уплату, а также в штрафах за нарушения по отчетности и срокам ее сдачи, добавила руководитель исследовательского центра «Аналитика. Бизнес. Право», доцент ГАУГН (при РАН) Венера Шайдуллина. 

Отмена страховых льгот 

Самые существенные изменения относительно страховых взносов коснулись представителей малого и среднего бизнеса (МСП). Ранее для них действовала льгота — по 30% рассчитывались выплаты в размере 1,5 минимальной оплаты труда (МРОТ), для выплат выше действовала сокращенная вдвое ставка 15%. Теперь такая базовая льгота «для всех» отменяется — с нового года она доступна только МСП из определенных отраслей. Правительство утвердило перечень таких сфер в конце 2025 года, в него вошли, например, производство пищевых продуктов, одежды и лекарств, животноводство и растениеводство, образование, рыболовство и другие приоритетные отрасли (всего 54 вида деятельности). 

«Хотя список довольно обширный, но в него, например, не вошли торговые предприятия, в которых работает значительная доля населения», — сказала Татьяна Кофанова из ДРТ. Компаниям их сфер, не вошедших в число исключений, придется уплачивать взносы по общему тарифу. Также повышается нагрузка на IT-компании, для которых раньше действовал плоский (фиксированный) тариф в 7,6%: теперь они будут уплачивать страховые взносы по тарифу 15% в рамках предельной базы и 7,6% — выше нее. 

Взносы за руководителя 

В числе изменений по страховым взносам с 2026 года отдельно выделяется новшество, которое касается глав коммерческих организаций. Ранее, если директор работал не по трудовому договору, формально не было оснований заставить компанию выплачивать ему зарплату не меньше МРОТ — то есть «можно было сдавать нулевые расчеты по страховым взносам», говорит глава Союза бухгалтеров и налоговых консультантов Евгения Мемрук. Теперь эту возможность ликвидировали.  

С нового года, если у руководителя коммерческого бизнеса доход за календарный месяц ниже МРОТ, придется начислять страховые взносы по единому тарифу — с базы, равной федеральному МРОТ (с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля). То есть работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за руководителя с размера МРОТ (8127 рублей в месяц) даже в тех случаях, когда выплаты не осуществляются или производятся в меньшем размере по причине работы на неполной ставке, отметил партнер Б1 Геладжо Дикко. 

Кроме того, если человек работает в нескольких организациях директором по совместительству, то каждой из них придется начислять за него взносы, исходя из федерального МРОТ, отмечает Евгения Мемрук. Когда в компании есть несколько генеральных директоров или руководителей, то начислять взносы нужно за каждого из них. Исключение — если директор проходит военную службу по призыву, в том числе по мобилизации, или по контракту, пребывает в добровольческом формировании. 

При неисполнении новых требований у предприятия возникнет налоговая недоимка. За это грозит штраф  в размере 20% от неуплаченной суммы взносов, если организация действовала без умысла; 40% — если налоговая инспекция докажет умысел. А взносы придется начислить и уплатить. 

Новое в Трудовом кодексе

С 1 сентября 2025 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс (ТК РФ) относительно новой обязанности работодателей — закреплять правила премирования сотрудников. Теперь предприятия должны указывать в своих документах виды премий и их размеры, сроки, основания и условия выплаты премий работникам. В том числе необходимо учитывать качество, эффективность и продолжительность работы, наличие или отсутствие у работника дисциплинарного взыскания и другие показатели, говорит руководитель практики по трудовому праву «ТеДо» Алексей Дингин. 

Также нововведения установили ограничения на «депремирование» работника — оно не должно приводить к уменьшение размера месячной зарплаты более чем на 20%. «Работодатели должны скорректировать свои внутренние документы и дополнить их указанными выше положениями», — говорит Дингин. 

Еще один из вопросов законодательной повестки в будущем — закрепление в ТК РФ признаков трудовых отношений. Соответствующий законопроект уже подготовлен, его текущая редакция включает 11 признаков трудовых отношений. Например, к ним относятся постоянный характер работы, интеграция работников в бизнес-процессы компании, регулярность выплат, отсутствие иных источников дохода. Создание такого списка направлено в том числе на борьбу с подменой трудовых отношений самозанятостью — для снижения налоговой базы (самозанятые платят только 6% с доходов при взаимодействие с юрлицами). «Борьба с подменой трудовых правоотношений гражданско-правовыми заявлена в анонсированном правительством России плане по обелению экономики, поэтому, вероятно, что в том или ином виде эти поправки будут приняты», — рассуждает директор департамента налогов и права ДРТ Анастасия Матвеева. 

При этом Минтруд продлил срок действия перечня индикаторов риска для проверок государственной инспекцией труда (ГИТ) до 31 декабря 2026 года. Среди таких критериев: взаимодействие компании более чем с 35 самозанятыми, которые в среднем работают с организацией от трех месяцев, получают от 35 000 рублей среднемесячного дохода, и для них это основной источник заработка (от 90%). «В связи с этим ФНС в 2026 году начнет выявлять случаи перевода работников в дружественную фирму (ИП) под видом самозанятых, когда такая фирма платит в среднем от 25 000 рублей более чем десяти самозанятым, работавшие в предыдущем квартале по трудовому договору у одного и того же работодателя», — предупреждает старший юрист корпоративной практики CLS Наталья Рябова.  

В случае выявления нелегальной занятости работодателю грозит переоформления отношений в трудовые, начисление налогов и прочих обязательных выплат, привлечение к административной ответственности и включение в реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости (действует с 2025 года), отметила эксперт. В случае повторных нарушений предусмотрена ответственность непосредственно для руководителей — дисквалификация на один-три года. 

Бесплатная помощь юристов 

В ноябре 2025 года был расширен перечень случаев, в которых граждане вправе рассчитывать на бесплатную юридическую помощь, теперь в том числе это касается трудовых отношений. «Для работодателей изменения имеют принципиальное значение», — считает Елизавета Фурсова из Lidings. 

Во-первых, повышается вероятность того, что работники будут активнее отстаивать свои права, в том числе в судебном порядке, поскольку барьер в виде стоимости юридических услуг фактически снимается, поясняет эксперт. Во-вторых, улучшается уровень процессуальной подготовки противоположной стороны. В результате трудовые споры для работодателей становятся более «дорогими» с точки зрения как финансовых, так и репутационных рисков, сказала она. 

Миграционные перемены 

С 1 марта 2026 года работодатели смогут увольнять иностранцев, чтобы привести их численность в соответствие с региональными ограничениями. Для этих целей уточнено основание для увольнения иностранных граждан и лиц без гражданства. Трудовой договор нужно будет прекратить не позже окончания срока, который закреплен в нормативном правовом акте субъекта, говорит старший менеджер группы Kept по услугам в области управления персоналом и налогообложения физлиц Юлия Бекетова. 

С 2014 года регионы вправе ограничивать привлечение иностранной рабочей силы. Но до недавнего времени существовал правовой пробел: работодателям разрешали увольнять иностранцев при необходимости привести их численность в соответствие с ограничениями, установленными федеральными законами, указами президента или постановлениями правительства, но региональные нормативно-правовые акты раньше не учитывались, сказала Бекетова. 

На 2026 год в том числе установлены ограничения по допустимой доле иностранных работников по отдельным видам деятельности и регионам, и работодателю важно заранее подстроить численность и структуру персонала, отметила Венера Шайдуллина. Для найма «визовых» иностранцев на 2026 год утверждены квоты на выдачу приглашений на въезд и разрешений на работу, что влияет на планирование легального привлечения. За нарушения миграционных требований (включая незаконное привлечение к работе и нарушения по уведомлениям) предусмотрены крупные административные штрафы, для организаций может применяться приостановление деятельности, сказала Шайдуллина. 

Воинский учет 

С января текущего года в России установили круглогодичный воинский призыв. Граждан, не пребывающих в запасе, в течение всего года смогут вызывать на медосвидетельствование, заседания призывной комиссии и так далее. Отправлять к месту службы в большинстве случаев будут с 1 апреля по 15 июля и с 1 октября по 31 декабря 2026 года, сказала Наталья Рябова из CLS.  

«Это значит, что вызовы (повестки) будут приходить в организацию в течение года и работодатель должен своевременно на них реагировать», — отмечает Рябова. То есть работодателей обязали уведомлять работников и обеспечивать возможность их своевременной явки, и круглогодично уведомлять военкомат о наличии сотрудников, подлежащих первичному воинскому учету — в течение трех дней со дня приема на работу. 

В случае нарушения предусмотрена административная ответственность: штраф для должностных лиц составит от 40 000 до 50 000 рублей, для организаций от 350 000 до 400 000 рублей. Также продолжают действовать и другие обязанности в отношении воинского учета, например уведомление о приеме и увольнении военнообязанных или изменении данных о них. «В последнее время контроль со стороны государства и ответственность в этой сфере усиливается», — добавила Наталья Рябова.

Что хорошего

Из позитивных для налогоплательщиков и налоговых агентов изменений, которые вступают в силу с 2026 года, выделяются изменения по НДФЛ. Речь об установлении резидентских ставок налога (13-22%) для доходов нерезидентов (ранее ставка была равна 30%). Изменение касается доходов граждан стран ЕАЭС от трудовой деятельность в России. «Помимо снижения налоговой нагрузки на трудовых мигрантов это изменение облегчает жизнь и работодателям — налоговым агентам, которые при осуществлении соответствующих выплат могут не отслеживать налоговый статус таких работников», — говорит директор отдела налогообложения физических лиц «ТеДо» Евгений Сивушков.

Кроме того, с 50 000 до 1 млн рублей увеличивается необлагаемый размер единовременной выплаты работодателя — при рождении или усыновлении ребенка. И еще одна мера, направленная на поддержку семей с детьми, — введение с 2026 года ежегодной семейной выплаты, которая представляет собой возврат 7% уплаченного НДФЛ. «Выплата предоставляется, если семья соответствует определенным критериям в части числа и возраста детей, гражданства и налогового резидентства, среднедушевого дохода», — сказал Сивушков.